WORKFLOW // RICHTLINIEN v0.2 (07.11.2024)

// MARKETING


Hauptverantwortlich: Kjell 
Ergänzend: Markus

// PROJEKTMANAGEMENT


Hauptverantwortlich: Maren
Ergänzend: Bianca

// GRAFIKBÜRO


Hauptverantwortlich: Kjell
Ergänzend: Bianca

// VORPRODUKTION


Hauptverantwortlich: Lasse
Vertretung: Markus / Saskia

// PRODUKTION


Hauptverantwortlich: Markus
Ergänzung 1: Saskia
Ergänzung 2: Lasse

1. Kunden Onboarding

 

1.1 Projektmanagement


  • Anlegen des Kunden bei DAP (Falls Neukunde)
  • Immer prüfen ob Kunde in DAP bereits angelegt wurde
  • Kunden immer als “KUNDE” anlegen
  • Rückmeldung an den Kunden

“Wir starten mit der Erstellung deines Angebotes” inklusive Anfrage folgender Daten falls nicht vorhanden:

    • Personenbezogene Daten (DAP):
      Name, Nachname, Firmenname, Ansprechpartner, Adresse, E-Mail, Telefon
    • Projektbezogene Daten (Printmedien):
      Produkt (Flyer / Folder / Visi etc), Maße, Inhalte (Logos, Texte, Bilder) Gestaltungswünsche, Gestaltungsbeispiele (Google Bilder)
    • Projektbezogene Daten (Beschriftung):
      Fahrzeugtyp, Fotos vom Fahrzeug (Front, Heck, Fahrer-, Beifahrerseite), Inhalte (Logos, Texte, Bilder), Gestaltungswünsche, Gestaltungsbeispiele (Google Bilder).

Sonderfragen zu Fahrzeugbeschriftungen:

    • Ist der Lack des Fahrzeuges vorbehandelt worden (Nanoversiegelung, Heißwachs)?
    • Falls ja, wann ist das passiert (Wenn gerade erst gemacht, können wir nicht beschriften)?
    • Muss das Fahrzeug noch entschriftet werden?
    • Hat das Fahrzeug größere Lackschäden
    • Wurde das Fahrzeug bereits nachlackiert

Wir schicken die Onboarding-Broschüre “So läuft’s mit uns” Onboarding Erstkontakt mit der ersten E-Mail mit.

  • Bei Ausbleibender Antwort:
    Nach spätestens drei Tagen wird der Kunde über einen möglichst anderen Kanal als den bereits genutzten (z.B. anstatt E-Mail dann Telefon) noch einmal kontaktiert mit der Frage: Hat dich unsere E-Mail erreicht?
  • Bei Erhalt der angefragten Informationen:

Wir pflegen die Daten in DAP ein.

    • Personenbezogene Daten in Kundenakte (DAP)
    • Falls wir einen extra Ansprechpartner bekommen haben, diesen bitte als Ansprechpartner (DAP) in der Kundenakte anlegen
    • Immer eine separate Rechnungsadresse als Ansprechpartner anlegen.
    • Hinweise zu abweichenden Liefer oder Rechnungsadresse bitte in Kundenakte (DAP) vermerken
2. Angebotsphase

 

2.1 Projektmanagement


  • Angebotserstellung- Fahrzeuge mit neuem Layout

Wir erstellen ein Angebot über das gewünschte Produkt / Dienstleistung. Die Artikel befinden sich Vorkalkuliert in DAP und müssen lediglich in der Angebotserstellung zusammengefasst werden. Bei Fahrzeugbeschriftungen wird sich an dem aktuellen Beschriftungs-Katalog orientiert.

  • Fahrzeugbeschriftung: Der Kunde hat keine Vorstellung:

Sollte der Kunde nicht genau wissen, welche Folienmenge / welches Budget er möchte, werden ihm die 3 Pakete seiner Fahrzeugklasse (z.B. SUV – Silber / Gold / Platin) als Angebot zugeschickt (jeweilige PDF bitte an das Angebot anhängen). Wobei hier die Agentur Empfehlung “Paket Gold” im Angebot eingepreist wird und “Silber” + “Platin” als Optional angeboten werden.

  • Fahrzeugbeschriftung: Der Kunde weiss was er will:

In diesem Falle wird ihm lediglich das passende Paket angeboten und die jeweilige PDF mit an die Mail angehängt.

  • Angebotserstellung- Fahrzeuge mit bestehendem Layout auf anderem Fahrzeug (Firmenfahrzeuge)

In diesem Falle erlassen wir dem Kunden die Designkosten und erstellen lediglich eine Datenanpassung auf das neue Fahrzeug. Der Preis der Beschriftung ergibt sich dann aus den bereits für diesen Kunden abgeschlossenen Beschriftungen. 

  • Angebotserstellung- Fahrzeuge mit bestehendem Layout auf gleichem Fahrzeug (Firmenfahrzeuge)

In diesem Falle wird das Angebot auf die Folierungskosten des vorangehenden Fahrzeugs beschränkt. Design entfällt in diesem falle, genauso wie die Datenanpassung

  • Angebotsstruktur

Ein Angebot baut sich wie folgt zusammen:

Printprodukt:

    • Design
    • Produkt / Druck (Flyer / Visi / etc.) 
    • Servicepauschale für Druckdienstleistung

Beschriftung:

    • Design
    • Produkt (Teilfolierung / Beschilderung etc)
    • Eventuelle Anfahrtskosten
3. Nachfassphase

 

3.1 Projektmanagement


  • Bei Ausbleibender Antwort: 

Am Folgetag wird der Kunde über einen möglichst anderen Kanal als den bereits genutzten (z.b. Anstatt E-Mail dann Telefon) noch einmal kontaktiert.

Hier ein Fragenkatalog zur Angebots Aktivierung:

    • Hat dich unser Angebot erreicht?
    • Ist das Angebot zu deiner Zufriedenheit?
    • Sollen wir die Leistung deinem Budget anpassen?
    • Ist ein anderes Paket / Ausführung eventuell interessanter für dich?
    • Wie kann ich dich bei deiner Entscheidung unterstützen?
    • Bedarf es eines Beratungsgesprächs mit einem der Fachabteilungen (Grafikbüro / Produktion)?

 

  • Bei Freigabe des Angebotes:

Wir beantworten die Freigabe mit einer Bestätigung und der Information, dass wir mit seinem Auftrag schnellstmöglich beginnen. Vermerk auf die Broschüre “So läuft’s mit uns”

 

4. Projektphase

 

4.1 Projektmanagement


  • Wir wandeln den Deal zu einem Projekt (DAP) um
  • Wir legen die benötigten Aufgaben für die einzelnen Fachabteilungen an:

Beschriftung:

    • Design
    • Vorproduktion
    • Produktion / Beschriftung

Printmedien:

    • Design
    • Druck

 

  • Ergänzung der Aufgabenbeschreibungen
  •  

Wir ergänzen die Aufgabenbeschreibung in den einzelnen Aufgaben mit Informationen aus dem Onboarding (Projektbezogene Daten).

Aufgabe Design (Beschriftung):
Beschreibung: Der Kunde hätte gerne grüne Streifen auf seinem Fahrzeug. Auf den Streifen im Heckbereich sollen 20cm große Frösche sitzen, usw…
Deadline: Bitte die späteste Abgabe der Korrektur an das Projektmanagement in der Aufgabe als Deadline ansetzen.
Zeit Vorgabe: Bitte die maximale Gestaltungszeit in der Aufgabe eintragen.

Aufgabe Produktion (Beschriftung):
Beschreibung: Der Kunde hat darum gebeten, die Türgriffe bei der Folierung auszulassen.
Deadline: Bitte die Fertigstellung als Deadline terminieren.

  • Die Vorproduktion bekommt zusätzlich folgende Checkboxen in der Aufgabe eingetragen:
    • Produktionsdaten auf Umsetzbarkeit geprüft?
    • Material ausreichend vorhanden?
    • Gegebenenfalls Material bestellt?
    • Gegebenenfalls Digitaldrucke angelegt?
    • Druckdaten der Digitaldrucke geprüft / mit Ansicht verglichen?
    • Digitaldrucke bestellt?
    • Material (Folie) geliefert worden?
    • Digitaldrucke geliefert worden?
    • Alles fertig, produziert und vorbereitet?
    • Produktion über Fertigstellung Informiert?
  • Die Produktion bekommt zusätzlich folgende Checkboxen in der Aufgabe eingetragen:
    • Info über die Fertigstellung der Vorproduktion erhalten?
    • Fahrzeug gereinigt?
    • Fahrzeug entfettet?
    • Folientest geklebt?
    • Sicken, Umlege und Schnittkanten geföhnt?
    • QA Rundgang gemacht?
    • Marketingmaterialien zum Projekt Offboarding im Fahrzeug platziert?
    • Projektmanagement über die Fertigstellung informiert?

 

  • Wir teilen den Mitarbeitern aus den jeweiligen Fachbereichen die Aufgaben zu. Hier bitte auf die Kalender-Auslastung der jeweiligen Mitarbeiter achten.
  • Wir legen die Deadlines in den Aufgaben der Fachbereiche an.
  • Terminvergabe

Wir tragen einen Terminvorschlag für die Beschriftung in den Kalender (DAP) ein und informieren den Kunden über den Terminvorschlag via E-Mail. 

Bei der Terminvergabe an den Endkunden ist folgendes zu bedenken:

    • Das Layout muss umgesetzt werden und durch die Korrekturschleifen kommen. Zudem müssen die Produktionsdaten erstellt werden.Im Normalfall dauert das ca. 1 Woche
    • Die Vorproduktion muss noch Material und Drucke bestellen, das hat eine Mindestvorlaufzeit von 1 Woche, eher 1,5 Wochen

Bedeutet:

    • Fahrzeugbeschriftung inkl. Design ca. 3 Wochen Vorlauf
    • Fahrzeugbeschriftung Design vom Kunden geliefert ca 1.5 Wochen
    • Vollfolierung einfarbig ca. 1 Woche

Weitere Inhalte der Termin E-Mail sind:

    • Bitte das Fahrzeug vor dem Termin durch die Waschstraße / Waschbox fahren.
    • Das Fahrzeug bitte mit Unterbodenwäsche reinigen.
    • ACHTUNG: Nur Heißwasser, kein Heißwachs oder Ähnliches nutzen.
    • Sollte das Fahrzeug bei Termin Antritt nicht gereinigt worden sein, übernehmen wir das gerne für dich, hier fällt dann die Pauschale “washme” in Höhe von 69€ an und wird auf die angebotene Summe aufgeschlagen.
  • Der Kunde verneint den Vorgeschlagenen Termin

Im Bestfall dann zusammen mit dem Kunden telefonisch einen Termin vereinbaren, um Frust zu vermeiden.

  • Der Kunde bestätigt den vorgeschlagenen Termin

Wir kennzeichnen den Termin im Kalender als „bestätigt“.

DAP schickt dann 1 Tag vorher eine automatische Erinnerung an den Endkunden.

5. Layoutphase

 

5.1 Grafikbüro


  • Wir Planen unsere Aufgaben in Zeiträume ein (DAP).
  • Wir bearbeiten unsere Aufgaben nach Aufgabenbeschreibung (DAP) und stellen die Aufgabe auf “in Umsetzung”
  • Datenstruktur erstellen

Wir erstellen im laufendem Prozess eine Datenstruktur nach folgender Vorlage:

    • Nachname, Vorname (Ordner – Hauptverzeichnis)
      • Projekt (Ordner)
        • Projektname_Datum (Ordner)
          • Layout (Ordner)
            • Layout_Projektname_Datum (CDR)
          • Vorlagen (Ordner)
            • gelieferte Kundendaten (Inhalt)
            • Druckvorlagen von der Druckerei
          • Bilder (Ordner)
            • RAW (Rohdaten)
            • PSD (Photoshop Dateien)
            • Ausgabe (Ordner)
              • fertig editierte, nutzbare Bilderwelten (Inhalt)
          • Ansicht (Ordner)
            • Ansicht_Projektname_Datum (CDR)
            • Ansicht_Projektname_Datum (PDF)
          • Druck (Ordner)
            • Druck_Projektname_Datum (CDR)
            • Druck_Projektname_Datum (PDF)
          • Produktion
            • Produktion_Projektname_Datum
  • Versionierungen

Bei Versionierungen des Layouts, zum Beispiel durch eine Korrektur, legen wir in den entsprechenden Ordnern einen “#alt” Ordner an und verschieben die vorherige Version in denselben. Hier ein Beispiel:

    • Projekt (Ordner)
      • Projektname_Datum (Ordner)
        • Layout (Ordner)
          • #alt
            • Layout_Projektname_V1_Datum (CDR)
          • Layout_Projektname_V2_Datum (CDR)
  • Wir erstellen ein Layout:

Folgende dinge sind bei der Erstellung zu beachten:

    • Bei Fahrzeugbeschriftungen bitte immer die CC-Vision Vorlage nutzen
    • Layouts werden immer in 1zu1 erstellt (Keine Skalierungen erlaubt!)
    • Auf Fotos werden keine Layouts erstellt
    • Sollte es keine Vorlage geben, bitte selbst eine erstellen (Fassade als Strichzeichnung darstellen etc.)
    • Bei der Erstellung der Daten unbedingt  auf die angewendeten Farbräume achten! Hier gilt: Druck =CMYK, Bildschirm =RGB Sonderfarben wie “oracal” etc. werden in der Gestaltung bitte nicht benutzt. Ausnahme sind Druckprozess bedingte Farbvorgaben.
    • Bilddaten haben immer eine min. DPI von 150 bei 1zu1
  • Korrekturprozess

Sobald die Gestaltung abgeschlossen ist, erstellen wir eine Korrekturansicht auf der hinterlegten Ansichtsvorlage.

  • Die Ansicht exportieren wir aus Corel heraus als .JPG und wandeln sie dann in ein PDF um.
  • Es werden keine Vektorbasierten Daten als Ansicht an Endkunden verschickt.
  • Datenübergabe (Korrektur)

Anschließend erstellen wir in der entsprechenden Aufgabe (DAP) einen “Tag” an das Projektmanagement mit der Bitte, die Korrekturansicht dem Endkunden zukommen zu lassen und hinterlegen den Dateipfad zur Ansichtsdatei. Dann stellen wir die aufgabe auf “in Korrektur“

  • Produktionsdaten / Druckdaten

Wenn wir die Freigabe des Layouts vom Projektmanagement erhalten haben, erstellen wir Druck / Produktionsdaten.

  • Produktionsdatenerstellung
    • Wir erstellen eine Produktionsdatei mit dem passenden Präfix “Produktion_” im Ordner “Produktion”
    • Wir wandeln alle Daten innerhalb der Produktionsdaten in Kurven / Pfade um.
    • Wir legen auf einzelnen Ebenen die Folienfarben an (z.b. Oracal 751c  010 – weiß).
    • Falls benötigt, legen wir eine Ebene mit dem Namen “Digitaldruck” an
    • Wir erstellen Hilfslinien am Layout des angelegten Fahrzeugs, als Leitlinie für die Beschrifter. Die Hilfslinien werden in eine Ebene mit dem Namen “Leitlinien” verschoben
    • Wir schieben alle Daten des Fahrzeuges auf eine Ebene mit dem Namen “Ansicht”
    • Abschließend überprüfen wir die Datei auf technische und inhaltliche Richtigkeit.
  • Druckdatenerstellung
    • Wir erstellen eine Druckdatei mit dem passenden Präfix “Druck_” im Ordner “Druck”
    • Alle Inhalte der Druckdatei werden in Kurven umgewandelt
    • Alle Farben der Datei sind in CMYK (Ausnahmen sind druck- /Produktionsbedingte Sonderfarben )
    • Wir überprüfen abermals alle Inhalte (Grafisch und Textlich) auf Richtigkeit. Sollten noch Fehler auffallen, werden diese selbstverständlich in der Layout-Datei korrigiert und eine neue Druckdatei erstellt.
    • Wir erstellen ein druckbares PDF in min. X3 Standard.
    • Wir überprüfen unsere Druckdatei im PDF Viewer mit hilfe der option “Menü” dann “Druckproduktion verwenden” dann “Ausgabevorschau”
  • Datenübergabe (Produktionsdaten)

Anschließend erstellen wir in der entsprechenden Aufgabe (DAP) einen “Tag” an das Projektmanagement mit der Bitte, die Produktionsdaten der Vorproduktion zukommen zu lassen und hinterlegen den Dateipfad zur Produktionsdatei. Dann stellen wir die Aufgabe auf “Erledigt“

  • Datenübergabe (Druckdaten)

Anschließend erstellen wir in der entsprechenden Aufgabe (DAP) einen “Tag” an das Projektmanagement mit der Bitte, die Druckdaten der Druckerei zukommen zu lassen und hinterlegen den Dateipfad zur Druckdatei. Dann stellen wir die Aufgabe auf “Erledigt“

6. Vorproduktion

 

6.1 Vorproduktion


  • Wir starten die Vorproduktion

Wir haben eine Aufgabe für die Vorproduktion eines Auftrages erhalten. Innerhalb dieser Aufgabe finden wir den Dateipfad zur Produktionsdaten und die Deadline die wir beachten müssen, sowie folgende Checkboxen:

    • Produktionsdaten auf Umsetzbarkeit geprüft?
    • Material ausreichend vorhanden?
    • Gegebenenfalls Material bestellt?
    • Gegebenenfalls Digitaldrucke angelegt?
    • Druckdaten der Digitaldrucke geprüft / mit Ansicht verglichen?
    • Digitaldrucke bestellt?
    • Material (Folie) geliefert worden?
    • Lieferungen bei Warenannahme sind immer umgehend auf Vollständigkeit und eventuelle Schäden zu überprüfen!
  • Die Checkboxen werden nach Erledigung eines Ziels abgehakt.
  • Die Aufgabe wird auf “in Umsetzung” gestellt
  • Planung der Vorproduktion

Wir planen die Umsetzung der Plottdaten und der Druckdatenerstellung für eventuell benötigte Digitaldrucke und tragen die Termine im Kalender ein.

  • Sichten der Daten

Wir sichten die Produktionsdaten und berechnen die benötigte Materialmenge an Plotterfolie.

  • Wir erstellen gegebenenfalls Digitaldruck Daten

Beim Erstellen der Druckdaten für den Beschriftungsbereich wird bitte mit dem zuständigen Beschrifter besprochen, welche Anforderungen er an den fertigen Druck hat (Randanschnitt / Mehrzugabe etc.)

    • Wir erstellen eine Druckdatei mit dem passenden Präfix “Druck_” im Ordner “Druck”
    • Alle Inhalte der Druckdatei werden in Kurven umgewandelt
    • Alle Farben der Datei sind in CMYK (Ausnahmen sind druck- /Produktionsbedingte Sonderfarben )
    • Wir überprüfen abermals alle Inhalte (Grafisch und textlich) auf Richtigkeit. Sollten noch Fehler auffallen, werden diese selbstverständlich in der Layout-Datei korrigiert und eine neue Druckdatei erstellt.
    • Wir erstellen ein Druckbares PDF in min. X3 Standard.
    • Wir überprüfen unsere Druckdatei im PDF Viewer mit hilfe der option “Menü” dann “Druckproduktion verwenden” dann “Ausgabevorschau”
  • Materialbestand prüfen

Wir prüfen den Lagerbestand nach dem gebrauchten Material.

  • Material bestellen

Wir bestellen entsprechendes Material zur Umsetzung der Produktionsdaten.

  • Sollte nicht ausreichend Material im Lager vorhanden sein, wird termingerecht Material nachbestellt.
  • In diesem Zuge werden auch die Digitaldrucke beim entsprechenden Zulieferer Termingerecht geordert.
  • Umsetzen der Plottdaten

Wir erstellen aus der Produktionsdaten die benötigten Plottdaten und produzieren diese.

    • Wir kopieren die Objekte aus der Ebene Ansicht,  in die bereits angelegten Ebenen mit entsprechenden Folien Bezeichnungen.
    • Das gilt für Digitaldruckelemente sowie als auch für Plottdaten
    • Wir legen das entsprechende Material in den Plotter und starten den Schneidvorgang.
    • Nach Abschluss des Schneidvorgangs wird die Folie entgittert. Nach dem Entgittern wird die geschnittene Folie auf Vollständigkeit geprüft (z.b. Alle Punkte noch da?)
    • Appliziert wird erst am Tag der eigentlichen Beschriftung
    • Die fertigen Materialien werden inklusive der Digitaldrucke in einer der Lagerboxen aufbewahrt. Die Lagerbox bekommt einen eindeutigen Hinweis auf den Auftrag in Form einer schriftlichen Markierung.
  • Abschluss der Vorproduktion

Wir schließen die Aufgabe ab und setzen alle Beteiligten in Kenntnis

    • Nach Abschluss der Vorproduktion wird die “Produktion” über die Fertigstellung der Daten mit einem “Tag” in DAP an den jeweiligen Beschrifter informiert.
    • Die Aufgabe wird auf “Erledigt” gestellt
    • Material wird zurückgeräumt und die Arbeitsstätte wird für das nächste Projekt vorbereitet
7. Produktion

 

7.1 Produktion


  • Produktion- Fahrzeugbeschriftung (Teilfolierung)

Wir beschriften ein Fahrzeug partiell mit Folie.

  • Sichten der Aufgabenstellung

Wir öffnen die Aufgabe in DAP, lesen die Aufgabenbeschreibung und stellen die Aufgabe auf “in Umsetzung”. Wir beachten die Checkboxen und haken diese nach Erledigung der einzelnen Ziele ab.

    • Info über die Fertigstellung der Vorproduktion erhalten?
    • Fahrzeug gereinigt?
    • Fahrzeug entfettet?
    • Folientest geklebt?
    • Umlege und Schnittkanten geföhnt?
    • QA Rundgang gemacht?
    • Marketingmaterialien zum Projekt Offboarding im Fahrzeug platziert?
    • Fahrzeug von allen Seiten fotografiert?
    • Projektmanagement über die Fertigstellung informiert?
  • Abschluss der Produktion

Wir schließen die Aufgabe ab und setzen alle beteiligten in Kenntnis

    • Nach Abschluss der Produktion wird das “Projektmanagment” über die Fertigstellung der Beschriftung mit einem “Tag” in DAP informiert.
    • Die Aufgabe wird auf “Erledigt” gestellt.
    • Das Fahrzeug wird fotografiert und dann auf den Parkplatz gestellt.
    • Werkstatt wird gereinigt / Aufgeräumt und für das nächste Projekt vorbereitet
  • Produktion- Fahrzeugbeschriftung (Vollfolierung)

Wir packen das Fahrzeug komplett in Folie ein

  • Sichten der Aufgabenstellung

Wir öffnen die Aufgabe in DAP, lesen die Aufgabenbeschreibung und stellen die Aufgabe auf “in Umsetzung”. Wir beachten die Checkboxen und haken diese nach Erledigung der einzelnen Ziele ab.

    • Info über die Fertigstellung der Vorproduktion erhalten?
    • Fahrzeug gereinigt?
    • Fahrzeug entfettet?
    • Folientest geklebt?
    • Umlege und Schnittkanten geföhnt?
    • QA Rundgang gemacht?
    • Marketingmaterialien zum Projekt Offboarding im Fahrzeug platziert?
    • Fahrzeug von allen Seiten fotografiert?
    • Projektmanagement über die Fertigstellung informiert?
  • Abschluss der Produktion

Wir schließen die Aufgabe ab und setzen alle Beteiligten in Kenntnis

    • Nach Abschluss der Produktion wird das „Projektmanagement“ über die Fertigstellung der Beschriftung mit einem “Tag” in DAP informiert.
    • Die Aufgabe wird auf “Erledigt” gestellt.
    • Das Fahrzeug wird fotografiert und dann auf den Parkplatz gestellt.
    • Werkstatt wird gereinigt / Aufgeräumt und für das nächste Projekt vorbereitet
8. Kunden Offboarding

 

8.1 Projektmanagement


  • Projektabschluss

Wir schließen das Projekt ab

    • Wir informieren den Kunden über die Fertigstellung seines Projektes und über das Lieferdatum der Druckerei bzw. die mögliche Abholung seines Produktes bzw. Fahrzeuges.
    • Wir bitten den Kunden um Bewertung auf den jeweiligen Plattformen
    • Wir stellen eine Rechnung

Anpassungsvorschläge für den Workflow

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